Blog
Předávací protokol a prohlášení o shodě: čím montáž končí
Montáž končí dvakrát. Jednou pro techniky, kteří sbalí nářadí a odjedou, a podruhé pro firmu — až je podepsaný předávací protokol, doložené prohlášení o shodě a zákazník ví, co má v ruce. Mezi těmi dvěma konci se ztrácí nejvíc času a nejvíc peněz: doplatek nejde fakturovat, dotační žádost se nedá podat, a za rok nikdo nenajde, co se vlastně namontovalo.
Tohle je přehled dokumentů, kterými montáž končí, co v nich má být, a jak je mít hotové ještě na stavbě.
Čím montáž končí: čtyři dokumenty
| Dokument | K čemu je | Kdo ho chce |
|---|---|---|
| Předávací protokol | potvrzuje, že dílo bylo předáno a v jakém stavu; spouští doplatek a běh záruky | zákazník, vaše fakturace |
| Prohlášení o shodě | doklad o tom, že dodané zařízení odpovídá požadavkům předpisů | zákazník, dotační referent, pojišťovna při škodě |
| Revizní zpráva | výsledek výchozí revize elektroinstalace | distributor, dotace, pojišťovna |
| Dokumentace k dotaci | soupis dodávky a ceny v podobě, kterou lze doložit | dotační referent, zákazník |
První dva jsou vaše — generujete je vy. Revizní zprávu vydává revizní technik. Dokumentace k dotaci vzniká z nabídky a rozpočtu, tedy z čísel, která už máte.
Co má obsahovat předávací protokol
Předávací protokol není formalita. Je to dokument, kterým se mění odpovědnost za dílo a kterým začíná běžet záruka. Co v něm být má:
- identifikaci zakázky — číslo, datum předání, obě strany,
- místo instalace, ne jen fakturační adresu zákazníka,
- soupis toho, co bylo skutečně namontováno — včetně výrobních čísel zařízení, pokud je vedete,
- stav předání: předáno bez vad, nebo s vadami a nedodělky — a s termínem, do kdy se odstraní,
- co bylo zákazníkovi předáno fyzicky: dokumentace, klíče, přístupy do aplikace,
- záruční dobu a na co se vztahuje,
- zaškolení: že zákazník byl poučen o obsluze — jedna věta, která pak chybí nejčastěji,
- podpisy obou stran a datum.
Místo pro vady a nedodělky je ta nejdůležitější kolonka celého dokumentu. Protokol, do kterého se nedá napsat „chybí krytka na rozvaděči, doplní se do 14 dní“, se v praxi nepodepíše vůbec — a tím se zdrží doplatek celé zakázky.
Prohlášení o shodě: na co si dát pozor
Nejčastější nedorozumění: prohlášení o shodě na komponentu (panel, měnič, čerpadlo) vydává výrobce a dodává ho s výrobkem. To, co po vás chce zákazník nebo dotační referent, bývá dokument za vaši dodávku jako celek — tedy soupis toho, co jste namontovali, a ujištění, že to odpovídá předpisům.
Praktické důsledky:
- Vede se po zakázce, ne po výrobku. Stejná sestava na dvou domech jsou dva dokumenty, protože se liší místem instalace a datem.
- Musí souhlasit se skutečností. Když se při montáži vymění měnič za jiný typ, musí se to objevit i tady — ne jen v hlavě technika.
- Zákazník ho bude hledat za pět let. Když ho má jen v příloze jednoho e-mailu, nenajde ho. Dokumenty u zakázky jsou na tohle lepší místo než pošta.
Ve Wue patří prohlášení o shodě mezi dokumenty, které se generují ze zakázky — stejně jako nabídka, rozpočet, obhlídkový list a předávací protokol. Soupis dodávky si bere z položek zakázky, takže se nepíše ručně podruhé. Jaké dokumenty se dají z jedné zakázky vytisknout, je na stránce dokumenty a podpisy.
Proč se to vyplatí mít podepsané na stavbě
Rozdíl mezi „protokol pošleme“ a „protokol je podepsaný“ je v praxi několik týdnů cash flow. Tři věci, které to zdržují:
- Protokol se vyplňuje až v kanceláři. Technik nadiktuje, administrativa přepíše, zákazník mezitím odjel. Druhá návštěva kvůli podpisu je dvě hodiny práce, které nikdo nefakturuje.
- Zákazník není na místě. U firemní zakázky podepisuje někdo, kdo na stavbu nechodí. Tady pomůže elektronický podpis na dálku: dokument se vygeneruje, odešle k podpisu a podepsaná kopie se vrátí k zakázce — bez tisku a bez skenování. Viz elektronické podpisy.
- Chybí příloha, na kterou se čeká. Typicky revizní zpráva. Jestli ji dodává externí revizní technik, patří to do plánu zakázky jako krok, ne jako „až přijde“.
Když se nová verze dokumentu generuje opakovaně, je potřeba hlídat, aby u zakázky nevisely dvě podepsatelné verze téhož. Ve Wue proto nová verze zneplatní tu předchozí. Právní stránku podpisu řeší podpisová platforma, Wue ji zprostředkuje.
Co si zákazník odnáší
Bod, na kterém se dělá nejvíc dojmu za nejméně peněz. Zákazník, který po montáži neví, co má v ruce, volá na podporu — a to je váš čas. Sada, která se vyplatí předat pokaždé stejná:
- podepsaný předávací protokol a prohlášení o shodě,
- revizní zprávu,
- návody k obsluze zařízení, které skutečně namontoval technik,
- soupis dodávky s výrobními čísly,
- kontakt na servis a co dělat při poruše,
- termín první prohlídky, pokud ji nabízíte.
Poslední bod je zároveň nejlevnější cesta k opakovanému příjmu: datum, které si zapíšete při předání, se za rok stane servisní zakázkou. Jak z instalované báze dělat opakovaný příjem, rozebírá článek o servisu a údržbě.
Kontrolní seznam před předáním
- Souhlasí soupis v protokolu s tím, co je na domě skutečně namontované?
- Je v protokolu místo instalace, ne jen adresa zákazníka?
- Jsou zapsané vady a nedodělky s termínem?
- Je zaznamenané zaškolení zákazníka?
- Je prohlášení o shodě za vaši dodávku, ne jen listy od výrobců?
- Je revizní zpráva hotová, nebo je známý termín?
- Má zákazník kontakt na servis?
- Jsou všechny dokumenty u zakázky, ne jen v e-mailu obchodníka?
Osm řádků. Projít je trvá minutu, a rozhodují o tom, jestli zakázka skončí fakturou, nebo třemi telefonáty.
Související čtení: co má obsahovat cenová nabídka a elektronický podpis smlouvy.
Vygenerujte si předávací protokol nad zkušební zakázkou. Nahrajte svoji šablonu nebo použijte vestavěnou, vytiskněte protokol i prohlášení o shodě a podívejte se, co se do nich doplní samo. 14 dní zdarma, bez platební karty.