Blog
CRM pro montážní firmu: co od něj chtít a co nestačí v Excelu
CRM pro montážní firmu je jiné zvíře než CRM, které se prodává obchodním týmům na schůzky a telefonáty. Vy neprodáváte licence. Prodáváte dílo na konkrétní střeše, v konkrétní kotelně, s dotací, revizí, připojením k distribuční soustavě a s cenou, která musí sedět na haléř i půl roku po podpisu. Tenhle článek je o tom, co po takovém systému chtít, a kde je hranice, za kterou už Excel s makry jen škodí.
Montážní firma neprodává schůzky, ale zakázky
Obchodní cyklus u fotovoltaiky nebo tepelného čerpadla má tři části, které běžné CRM vůbec nezná:
- Nacenění. Bez ceníku komponent, součástek, služeb a hotových sestav není nabídka. A bez marže a nákupních cen není marže.
- Administrativa. Dotace, žádost o připojení, projekt, statika, stavební povolení, revize. Nic z toho není „obchod“, ale bez toho zakázka nedojede.
- Realizace. Obhlídka, objednání materiálu, montáž, revize, předání, fakturace po etapách.
Když vám systém pokryje jen první část, zbytek vám zůstane v e‑mailech a v tabulkách. A přesně tam se ztrácejí peníze — v nedodělané administrativě a v cenách, které se mezitím pohnuly.
[Obrázek: schéma cesty zakázky od poptávky přes nabídku a obhlídku k montáži a fakturaci]
Co má CRM pro montážní firmu zvládnout
Devět věcí, na kterých to v praxi stojí:
- Zákazníka, místo instalace a zakázku jako tři propojené věci — ne jednu kartu „příležitost“.
- Ceník, ze kterého se nabídka skládá, ne přepisuje.
- Výpočet ceny včetně marže, slev, DPH a dotace, se stejným výsledkem v nabídce, v rozpočtu i v Excelu.
- Dokumenty generované ze šablony firmy, ne ručně přepisované ve Wordu.
- Stavy zakázky včetně administrativní a realizační části.
- Práva — obchodník nemá vidět nákupní ceny a marže.
- Zmrazení ceny v okamžiku, kdy zákazník nabídku dostal.
- Přístup z telefonu nebo tabletu u zákazníka na místě.
- Exporty a napojení na to, co už ve firmě běží.
Zákazník → místo instalace → zakázka
Jeden zákazník může mít dvě nemovitosti. Na jedné chce fotovoltaiku, na druhé tepelné čerpadlo. Na první adresu si za rok přikoupí wallbox. Pokud to systém umí jen jako „zákazník a jeho poptávky“, budete adresu a parametry domu vyplňovat třikrát.
Ve Wue je místo instalace samostatný záznam s obhlídkovými údaji: střešní plochy (materiál, sklon ve stupních, orientace podle světových stran, typ střechy), stínění, stávající vytápění, hlavní i podružný rozvaděč, jistič, předávací místo, trasy AC a DC, spotřeba a cena energie, odběrné místo, požadavky na nabíjecí stanici. Adresu napovídá adresní našeptávač, takže se nepíše ručně a dá se z ní geokódovat poloha. Zakázka se pak staví nad už vyplněným místem.
Stavy zakázky: od „CN vytvořena“ po „zakázka dokončena“
Zakázka ve Wue prochází víc než padesáti stavy ve čtyřech skupinách — a to je u montážní firmy správně, protože přesně tyhle stavy si firmy jinak píšou do barevných sloupců v Excelu:
| Skupina | Příklady stavů |
|---|---|
| Obchodní případ | CN vytvořena, CN odeslána, CN schválena, CN neplatná, obhlídka hotová, sjednán termín podpisu, úpravy smlouvy, odloženo, naplánován follow‑up, výhra, prohra |
| Administrativa | žádost o dotaci připravena a odeslána, dotace schválena/neschválena, žádost o připojení k DS připravena a odeslána, smlouva o připojení, smlouva o smlouvě budoucí, projekt zadán a připraven, stavební povolení, statika, PBR |
| Realizace | naplánována technická prohlídka, prohlídka dokončena, materiál objednán, materiál dodán, naplánována montáž, montáž dokončena, naplánována revize, revize dokončena |
| Finance a uzavření | faktura 1 odeslána, faktura 1 zaplacena (a další v řadě), konečná faktura, připojeno k DS, zakázka předána, zakázka dokončena, odstoupení od smlouvy |
K tomu dvě věci, které se vyplatí mít: pravděpodobnost uzavření obchodního případu po desítkách procent s barevným rozlišením pásem a platnost nabídky, po které systém sám překlopí neodeslanou nebo nepřijatou nabídku do stavu „CN neplatná“.
Ceník a nacenění patří do stejného systému
Ceník ve Wue má čtyři druhy položek: komponenty (panel, měnič, baterie, tepelné čerpadlo, wallbox, akumulační nádrž, bleskosvod, Loxone, kabely, topenářský materiál…), součástky, služby (elektro, pokrývačské práce, chlazení, vytápění, vzduchotechnika, projekce, administrativa, programování, prodloužená záruka…) a sestavy, které z toho skládají hotová řešení.
Nabídka se pak neskládá psaním do tabulky, ale výběrem sestavy a doplněním položek. Cena se počítá jedním výpočtem, který používá průvodce, detail zakázky, PDF nabídka, rozpočet i exporty do Excelu — takže čísla sedí napříč výstupy. Potřebujete do nabídky něco, co do ceníku nepatří? Jde přidat vlastní položka jen pro tu zakázku: u vlastní komponenty se zadává přímo konečná cena, marže se dopočítá z rozdílu proti nákupu.
Detaily výpočtu (pořadí slev, DPH a dotace) rozebíráme na stránce
Dokumenty jedním klikem
Ze zakázky se generuje nabídka, rozpočet, interní kalkulace s marží, obhlídkový formulář, předávací protokol a prohlášení o shodě. Firma si do nich nastaví své barvy, logo a vlastní texty — úvodní slovo, o nás, jak pracujeme, proč my, kontakty, obchodní podmínky. Kdo má vlastní smlouvu nebo nabídku, může si nahrát svou šablonu a ta nahradí vestavěnou tam, kde na ni nastavený filtr sedí.
Práva: kdo vidí nákup a marži
Tohle je u montážní firmy citlivější než u kohokoli jiného, protože nákupní cena panelu je konkurenční informace. Wue rozlišuje role administrátor, manažer, obchodník, obchodník specialista, technik a pozorovatel a nákupní ceny i marže umí obchodníkům, specialistům a pozorovatelům skrýt — nejen v obrazovce, ale i v datech, která se jim posílají.
Druhá polovina je vlastnictví záznamů: obchodník vidí a edituje jen to, co sám založil, manažer a administrátor celou firmu. Změna vlastníka je samostatná akce, na kterou se systém zvlášť ptá. A protože se u záznamů vede historie změn a komentáře, dohledáte, kdo cenu změnil a kdy.
Excel vs. systém: kde to přestane stačit
Excel je skvělý na jednu kalkulaci. Problém začne u druhého obchodníka a u třetí verze ceníku.
| Co potřebujete | Excel s makry | Systém pro zakázky |
|---|---|---|
| Aktuální ceny u všech obchodníků | kopie souboru žije vlastním životem | jeden ceník pro celou firmu |
| Cena ve smlouvě po změně ceníku | přepočítá se, i když nemá | zamčená zakázka drží zmrazenou cenu i rozpad na řádky |
| Nákup a marže před obchodníkem | skrytý sloupec, který jde odkrýt | skryté podle role, i v datech |
| Kdo co změnil | nikdo neví | historie změn a komentáře u záznamu |
| Přehled nad obchodníky | sesbírat soubory a sečíst | seznam s filtry, uložené filtry, export celého filtru do XLS |
| Nabídka u zákazníka na místě | nejde | webová aplikace z telefonu i tabletu |
| Duplicitní zákazník | dva soubory, dvě pravdy | kontrola při zakládání i při příjmu leadu z webu |
| Dotace a DPH | ruční vzorec, ruční chyba | typy dotací a sazby DPH ve výpočtu |
| Dokumenty | šablona ve Wordu a hledání, kde se co přepsalo | generování ze šablony firmy |
| Předání zakázky do realizace | e‑mailem | stavy, přílohy a fotodokumentace u zakázky |
Není to o tom, že Excel neumí počítat. Je to o tom, že v Excelu nikdo neudrží jednu verzi pravdy — a u zakázky za několik set tisíc je rozdíl mezi nabídkou a smluvní cenou to nejdražší nedorozumění, jaké můžete mít.
10 otázek, které si nechte zodpovědět před nákupem
Vezměte si je na schůzku s kterýmkoli dodavatelem:
- Umí systém místo instalace jako samostatný záznam s obhlídkovými údaji?
- Jak se do něj dostane ceník a kdo ho smí měnit?
- Sedí cena v nabídce, v rozpočtu a v exportu do posledního haléře?
- Jak se do výpočtu dostává dotace a v jakém pořadí se počítá se slevou a DPH?
- Zmrazí se cena v momentě, kdy zákazník nabídku dostal?
- Co uvidí obchodník — nákupní ceny? marže? cizí zakázky?
- Umí generovat naše dokumenty, nebo jen ty vestavěné?
- Jde zakázka odeslat k podpisu a vrátit se podepsaná?
- Jak se do systému dostanou poptávky z webu a z partnerských kanálů?
- Co se stane, když budeme chtít vlastní položku v nabídce, která v ceníku není?
Devět z deseti odpovědí poznáte podle toho, jestli vám je dodavatel ukáže v aplikaci, nebo vysvětlí slovy.
[Obrázek: seznam zakázek s filtry a barevným štítkem pravděpodobnosti uzavření]
Zkuste to na svých číslech. Založte si účet, nacení ve Wue jednu svou hotovou zakázku od poptávky po fakturaci a porovnejte výsledek s tím, co jste zákazníkovi tehdy poslali. 14 dní zdarma, bez platební karty.
Co Wue umí celkově, najdete v