Funkce
Generování dokumentů k zakázce: jedním klikem a ve vaší grafice
Generování dokumentů k zakázce je ve Wue součást nacenění, ne samostatná práce. Co je v zakázce, to je v nabídce, ve smlouvě i v protokolu — bez přepisování a bez druhého výpočtu, který se dřív nebo později rozejde s prvním.
Jaké dokumenty Wue vytiskne
| Dokument | Pro koho | Co obsahuje |
|---|---|---|
| Nabídka | zákazník | titulní strana, úvodní slovo, přehled technologie, cenová tabulka, o nás, proč my |
| Rozpočet | zákazník | položkový rozpad ceny |
| Nákladový rozpad | interně | náklady a marže (jen management) |
| Obhlídkový list | technik | data z obhlídky místa instalace |
| Předávací protokol | zákazník | předání hotové zakázky |
| Prohlášení o shodě | úřady a dokumentace | shoda instalace |
K tomu dokumenty z vašich vlastních šablon — typicky smlouva, žádost o připojení k distribuční soustavě nebo dokumentace k žádosti NZÚ. Vlastní šablona může nahradit vestavěný dokument v dané „roli" (nabídka, rozpočet, obhlídka, protokol…), a to jen pro vybraný obor a typ zákazníka. Například „smlouva pro fyzické osoby" a „smlouva pro firmy" vedle sebe.
Vaše grafika, vaše texty
Každá organizace si nastaví:
- Vzhled — logo, barvy, fonty.
- Texty do PDF — úvodní slovo, o nás, jak pracujeme v krocích, proč my, kontakty, obchodní podmínky.
Nová organizace začíná s výchozími českými texty, které si přepíšete podle sebe. Před tiskem jde dokument vidět jako náhled.
Cena, která se nerozejde se smlouvou
Dokument se tiskne ze zmrazeného stavu zakázky — z toho, co zákazník viděl, ne z dnešního ceníku. Zmrazení vzniká prvním z: vygenerováním PDF nabídky, odesláním nabídky nebo jejím schválením. Při zamčení se vedle ceny uloží i rozpad na řádky (položka, množství, jednotková a řádková cena), takže položkový rozpočet sedí na smluvní cenu i půl roku po podpisu.
Vygenerování nabídky zároveň doplní platnost (+14 dní). Po jejím vypršení noční úloha nabídku převede na „cena neplatná".
Odeslání k podpisu
- Dokument se vygeneruje ze šablony a nahraje k zakázce.
- Odejde k elektronickému podpisu.
- Stav podpisu je u souboru vidět.
- Po podpisu se podepsaná kopie založí zpět k zakázce.
Dvě věci, které obvykle chybí a ve Wue jsou:
- Nová verze smlouvy zneplatní tu starou. U zakázky nevisí dvě podepsatelné verze a zákazník nemůže podepsat tu neplatnou.
- Opakované potvrzení o podpisu nezaloží podepsanou kopii dvakrát.
Podpisová cesta: Signi. Pro organizace s rozšířeným přístupem je možné napojení na vlastní podpisovou aplikaci. Platnost a právní stránku podpisu řeší podpisová platforma — Wue ji zprostředkuje, neposuzuje.
Přílohy a fotodokumentace
K zakázce i k zákazníkovi jde nahrát přílohy a fotografie (včetně fotek z iPhonu) rovnou v detailu, bez přepínání do editace. Technik pak před montáží vidí, co ho na místě čeká.
Po podpisu
- Zakázka jde do realizace a dál drží zmrazenou cenu — realizace se už nenaceňuje z aktuálního ceníku.
- Úprava zamčené zakázky je možná, odebrání položky ale chce důvod.
- Po přechodu do stavu Výhra může zákazníkovi přijít dotazník spokojenosti (hodnocení 0–10 a nepovinný komentář). Přijde jednou za fázi a zákazníka, ne za každou zakázku — jeden zákazník u vás může podepsat čtyři smlouvy.
- Odstoupení od smlouvy má vlastní stav s povinným datem.
Jak navazuje nacenění: cenové nabídky. Co z toho uvidí zákazník sám: zákaznická stránka.
Časté otázky
Umí Wue naše vlastní dokumenty a nabídky?
Ano. Vlastní šablona dokumentu může nahradit vestavěnou v dané roli (nabídka, rozpočet, obhlídka, protokol) a jít jen na vybraný obor a typ zákazníka — takže můžete mít jinou smlouvu pro fyzické osoby a jinou pro firmy. Dokument jde před tiskem vidět jako náhled.
Jak je to s podpisem smlouvy?
Dokument se vygeneruje, nahraje k zakázce a odešle k elektronickému podpisu; podepsaná kopie se vrátí zpět k zakázce. Na naší podpisové cestě nová verze smlouvy zneplatní tu předchozí, aby u zakázky nevisely dvě podepsatelné verze; u podpisů přes Signi je třeba předchozí smlouvu zrušit přímo tam. Právní stránku podpisu řeší podpisová platforma, Wue ji zprostředkuje.
Co se stane s našimi daty, když Wue přestaneme používat?
Data jsou vaše. Ceník i zákazníky vyexportujete do Excelu, zakázky a zákazníky jde vytáhnout přes API a každou nabídku, rozpočet i protokol máte v PDF u zakázky. Export si můžete udělat kdykoli v průběhu předplatného, ne až na konci.
Zkuste to na vašich dokumentech
Nahrajte svoji smlouvu a nabídku jako šablonu a vygenerujte je nad reálnou zakázkou. Hned uvidíte, co se do dokumentu doplní samo a co po vás systém ještě chce.
Vyzkoušejte si to na svých cenách
Založíme vám účet, pomůžeme přenést ceník a první nabídku si uděláte sami. 14 dní, bez platební karty.