Blog

Elektronický podpis smlouvy v montážní firmě: od nabídky k podpisu bez tisku

Elektronický podpis smlouvy zní jako technický detail, ale v montážní firmě je to místo, kde se nejčastěji zasekne hotová zakázka. Zákazník kývl na nabídku, obchodník má podpis na dosah — a pak se tiskne, veze, skenuje, dohledává, která verze je ta platná, a mezitím se cena v ceníku pohne. Tenhle článek je o tom, jak tu cestu zkrátit a čeho si u podpisu hlídat.

Kde se podepisování zasekne

Typický průběh, který znáte:

1. Obchodník vygeneruje nabídku a smlouvu.
2. Vytiskne ji, odveze k zákazníkovi, podepíše.
3. Doveze ji do kanceláře, naskenuje, uloží někam na disk.
4. Zákazník si rozmyslí baterii. Vznikne nová verze smlouvy.
5. V e‑mailech teď kolují dvě podepsatelné verze a nikdo si není jistý, která platí.
6. Podepsaná verze se k zakázce nedostane a v administrativě chybí, když se vyřizuje dotace.

Každý z těch kroků je den. A bod 5 je to nejdražší — zákazník může v dobré víře podepsat verzi, která už neplatí, a vy to zjistíte při fakturaci.

Elektronický podpis smlouvy ve Wue krok za krokem

Ve Wue je podpis pokračováním zakázky, ne samostatnou agendou:

1. Dokument se vygeneruje ze šablony vaší firmy. Smlouva, předávací protokol, dokumentace k žádosti o dotaci NZÚ, žádost o připojení k distribuční soustavě, prohlášení o shodě, rozpočet. Šablony si firma nastaví: logo, barvy, úvodní slovo, texty „o nás“, „jak pracujeme“, „proč my“, kontakty a obchodní podmínky. Kdo má vlastní smlouvu, nahraje si svou šablonu a ta nahradí vestavěnou tam, kde na ni nastavený filtr sedí.
2. Dokument se nahraje k zakázce. Přílohy jde do detailu zakázky nahrát přímo, bez přepínání do režimu editace.
3. Odešle se k podpisu. Stav podpisu se u souboru vede, takže je u zakázky vidět, co čeká na podpis.
4. Podepsaná kopie se vrátí zpět k zakázce. Potvrzení přichází zpátky do Wue a podepsaný dokument se založí k zakázce.

Dvě věci, které tahle cesta řeší potichu, a přesto jsou nejdůležitější: opakované doručení téhož potvrzení nezaloží podepsanou kopii dvakrát, a odeslání nové verze smlouvy zneplatní tu předchozí.

[Obrázek: detail zakázky ve Wue se seznamem dokumentů a stavem podpisu]

Nová verze smlouvy zneplatní tu starou

Když se u téže zakázky pošle k podpisu nová verze dokumentu, Wue dohledá starší požadavek, který ještě čeká na podpis, a odešle ho jako nahrazovaný. Podpisová aplikace ho zneplatní.

Proč na tom tolik záleží: bez toho by u zakázky visely dvě podepsatelné verze smlouvy a zákazník by mohl podepsat tu neplatnou. V montážní firmě, kde se po obhlídce mění počet panelů nebo se přidává wallbox, se druhá a třetí verze smlouvy dělá běžně — a ručně to neuhlídáte.

K zakázce je zároveň možné zpětně zjistit, co všechno se k ní podepisovalo. To je přesně ten údaj, který hledáte, až se za rok bude řešit reklamace.

Dvě podpisové cesty

Pro ostatní firmy se nic nemění — přepnutí podpisové cesty znamená sáhnout do běžícího podepisování, a to se nedělá nikomu „jen tak“. Druhá cesta je pro firmy, které už mají podepisování vyřešené vlastní aplikací a chtějí do ní dokumenty posílat z Wue.

Callback z podpisové aplikace se ověřuje podpisem nad tělem zprávy, odmítá volání starší než pět minut a stav si Wue dotahuje z podpisové aplikace — tělu zprávy se nevěří. Technický detail, ale je to rozdíl mezi „podepsáno“ a „někdo nám poslal, že je podepsáno“.

Co udělat ještě před podpisem: zamknout cenu

Tady je věc, kterou si firmy uvědomí až po první nepříjemnosti. Ceník se mění. Panel zdraží, služba se přecení, marže se upraví. Když se cena zakázky počítá z aktuálního ceníku, rozejde se smluvní cena s tím, co systém dnes spočítá.

Wue proto zakázku v určitém okamžiku zamkne a zmrazí:

• zamčená zakázka drží cenu, kterou zákazník viděl,
• od zamčení drží i rozpad ceny na jednotlivé řádky — položku, množství, jednotkovou a řádkovou cenu,
• položkový rozpočet se tím nepočítá znovu z dnešního ceníku, takže sedí na smluvní cenu,
• sestava je v rozpočtu jeden řádek za svoji cenu; její obsah se vypisuje pro informaci a do součtu se nepřičítá dvakrát.

Jedna věta, kterou se vyplatí mít v hlavě: smlouva se podepisuje na zmrazenou cenu, ne na ceník. Jak se cena počítá a v jakém pořadí se uplatní sleva, DPH a dotace, rozebíráme u cenových nabídek.

A pro případ, že to nedojde do konce: odstoupení od smlouvy má ve Wue vlastní stav s povinným datem, aby se nepletlo s prohranou nabídkou. Zmrazená cena a podpis u takové zakázky zůstávají — jinak byste po odstoupení neměli čím doložit, na co se podepisovalo.

Co přijde po podpisu

Podpis není konec zakázky, je to přepnutí do administrativy a realizace. Dvě věci, které na podpis navazují:

• Zákazník má kde sledovat, co se děje. Odkaz na jeho stránku se dá poslat po odeslání nabídky a zákazník na něm vidí svoje nabídky a stav zakázky v krocích. Popisujeme to na stránce zákaznického portálu.
• Dotazník spokojenosti. Po přechodu zakázky do stavu Výhra může zákazníkovi přijít e‑mailem odkaz na krátký dotazník — hodnocení 0 až 10 a nepovinný komentář. Přijde jednou za fázi a zákazníka, ne za každou zakázku: kdo u vás podepíše čtyři smlouvy, nedostane čtyři dotazníky. Odpovědi vidí obchodník v detailu zákazníka. Rozesílání se zapíná, takže si firma sama rozhodne, kdy ho spustí.

[Obrázek: e-mail s odkazem na dotazník spokojenosti a hodnocení 0–10]

Co Wue neřeší

Buďme konkrétní, protože tady se u elektronického podepisování slibuje nejvíc:

• Wue není právní posouzení. Jestli vaše smlouva o dílo obstojí, posuzuje právník, ne systém.
• Platnost a průkaznost podpisu řeší podpisová platforma, do které dokument odesíláte. Wue zajišťuje, že se k zakázce odešlou správné dokumenty, že se vrátí podepsané a že nová verze zneplatní starou.
• Wue nerozhoduje, co se podepisovat musí. Jaké dokumenty vaše zakázka potřebuje — žádost o připojení, dotační dokumentaci, předávací protokol — víte vy.

Když si to vezmete dohromady, zkrácení není o tom, že se místo pera použije tablet. Je o tom, že mezi „zákazník kývl“ a „podepsáno a založeno u zakázky“ nestojí tři dny a dvě verze dokumentu.

Projděte si cestu od nabídky k podpisu na vlastní zakázce. Nahrajte svoji šablonu smlouvy, vygenerujte dokument a pošlete ho k podpisu — podepsaná kopie se vrátí k zakázce. 14 dní zdarma, bez platební karty.

Založit účet zdarma

Víc najdete na stránce dokumenty a podpisy.