Funkce
Stavy zakázky: od „CN vytvořena" po „zakázka dokončena"
Montážní zakázka není „nabídka → hotovo". Mezi tím je dotace, žádost o připojení k distribuční soustavě, projekt, statika, materiál, montáž, revize, paralelní připojení a předání — a každý z těch kroků má vlastního člověka, který na něj čeká. Wue proto vede 53 stavů rozdělených do pěti bloků, ne čtyři obecné „pipeline stages".
Pět bloků, které kopírují skutečnou zakázku
| Blok | Příklady stavů |
|---|---|
| Obchodní případ | CN vytvořena, CN odeslána, CN schválena, cena neplatná, obhlídka provedena, sjednán termín podpisu, úpravy smlouvy, odloženo, naplánován follow-up, výhra, prohra |
| Fakturace | 1.–5. faktura odeslána / zaplacena, konečná faktura odeslána / zaplacena |
| Administrativa | žádost o dotaci připravena / odeslána, žádost o připojení k DS připravena / odeslána, smlouva o připojení přijata / odeslána, dotace schválena / neschválena, projekt zadán / připraven, stavební povolení, statika, PBŘ |
| Realizace | naplánována technická prohlídka, prohlídka dokončena, materiál objednán / dodán, naplánována montáž, montáž dokončena, revize naplánována / dokončena |
| Závěr | žádost o paralelní připojení, připojeno k DS, zakázka předána, zakázka dokončena, odstoupení od smlouvy |
Zakázka se v seznamu podle stavu filtruje a stav se dá přepnout přímo v buňce tabulky, bez otevírání detailu. Nastavený filtr si uživatel uloží pod jménem a kdykoli vyvolá.
Kdo smí hýbat čím
Stavy nejsou volná jízda. Obchodník přepíná jen obchodní část — od vytvoření nabídky po výhru nebo prohru. Realizační, administrativní a fakturační stavy patří manažerovi a administrátorovi.
Má to jeden nečekaný efekt: majitel se přestane ptát „kde to je", protože stav zakázky mění ten, kdo za daný krok opravdu odpovídá. Kdo co vidí a smí, popisuje CRM pro montážní firmu.
Stavy, které si vynutí doplnění
Několik přechodů je schválně nepohodlných, protože bez nich by data nedávala smysl:
- Prohra chce důvod z číselníku dvanácti hodnot — cena, konkurence byla levnější, chybí peníze, nevyšla dotace, technická nevhodnost, legislativa, vlastnické vztahy, odloženo na neurčito, špatná zkušenost se zástupcem, nedůvěra, nekvalitní lead, jiné. Volitelná poznámka se uloží do komentářů. Z prohraných nabídek se pak dá učit.
- Odstoupení od smlouvy je vlastní koncový stav, ne prohra. Prohra znamená, že se nikdy nepodepsalo; odstoupení, že se podepsalo a zákazník odešel. Vyžaduje datum a drží zamčenou cenu. Statistika díky tomu nelže.
- Úprava zamčené zakázky chce důvod. Položku lze do odeslané nabídky přidat i odebrat, ale zapíše se to vedle původního stavu nabídky — viz cenové nabídky.
Vedle stavu se u zakázky vede datum podpisu a datum odstoupení zvlášť, takže se nedohledávají z komentářů.
Co se děje samo
- Platnost nabídky. Při vygenerování PDF se nastaví na 14 dní. Každou noc systém projde odeslané nabídky po termínu a přepne je na „cena neplatná" — propadlé nabídky tak nestraší v pipeline a nikdo neprodá za loňskou cenu.
- Zmrazení ceny. Odeslání nebo schválení nabídky uzamkne cenu přesně v podobě, kterou zákazník viděl.
- Technologie u zákazníka. Vznik zakázky doplní obor do zájmů na kartě zákazníka.
- Historie změn. Každé přepnutí stavu je v logu: kdo, kdy, z čeho na co.
Co z 53 stavů uvidí zákazník
Nic z toho, co by ho zmatilo. Zákaznická stránka zakázky mapuje interní stavy na sedm srozumitelných milníků — nabídka, smlouva, povolení, dotace, montáž, revize, předání. Žádný negativní stav se zákazníkovi nikdy neukáže a dokud nabídka neodešla, vidí jen „připravujeme".
K čemu to je dobré majiteli
- Fakturace po etapách — pět dílčích faktur a konečná faktura, u každé stav odeslána / zaplacena. U zakázky za milion je vidět, co je zaplaceno a co se má fakturovat.
- Pravděpodobnost uzavření 0–100 % po desítkách, s barevnými pásmy a filtrem. Pipeline pak není součet všeho, co kdy někdo nacenil.
- Úvodní přehled rozděluje obrat na realizace a na obchodní případy, takže se nesčítá podepsané s nadějným.
- Export celého filtru do Excelu jako podklad na poradu.
Časté otázky
Dá se seznam stavů upravit? Stavy jsou dané a mapují celou cestu montážní zakázky. Co firma nepoužívá, prostě nepřepíná — stav se nikde nevynucuje jako povinný krok.
Musí zakázka projít stavy v pořadí? Ne. Jsou to stavy, ne lineární schvalovací proces; realita montáží není lineární.
Jak se liší obchodní případ a realizace? Obchodní případ je nabídka, která se ještě nepodepsala. Po výhře se zakázka chová jako realizace a začínají ji řídit administrativní a montážní stavy.
Pozná se, kdo stav přepnul? Ano, z historie změn u zakázky.
Zkuste to na vašem procesu
Projděte jednu svou zakázku stav za stavem a porovnejte to s tím, jak ji dnes vedete. Uvidíte, které kroky ve firmě nikde zapsané nejsou.
Vyzkoušejte si to na svých cenách
Založíme vám účet, pomůžeme přenést ceník a první nabídku si uděláte sami. 14 dní, bez platební karty.