Funkce

Elektronické podpisy: smlouva podepsaná na dálku, ze zakázky

Montážní firma prodává většinou na jednu návštěvu — a pak čeká týden, než se podepsaná smlouva vrátí poštou nebo než si zákazník najde tiskárnu. Wue umí dokument poslat k elektronickému podpisu přímo ze zakázky a stav podpisu drží u toho souboru, kterého se týká.

Vyzkoušet Wue zdarma

Zvětšit

---

Jak to jde ze zakázky

1. Na zakázce se vygeneruje dokument — třeba smlouva z vlastní šablony nebo z některého vestavěného slotu.
2. U souboru se vyžádá podpis. Systém si vytáhne údaje zákazníka ze zakázky, takže se nikam nic nepřepisuje. Fyzická osoba a firma se přitom odlišují, aby podpis proběhl ve správném režimu.
3. Zákazníkovi přijde odkaz k podpisu e-mailem.
4. Jak podpis postupuje, mění se stav u souboru ve Wue.

Stav má pět hodnot: nevyžádáno → čeká → podepsáno / dokončeno, a k tomu chyba, když se odeslání nepovede. Obchodník se tedy nemusí ptát „už to podepsal?" — vidí to u dokumentu, na kterém stojí stav zakázky.

---

Pojistka, která nejvíc šetří nervy: nová verze zneplatní starou

Zákazník si vyjedná úpravu, obchodník vygeneruje novou verzi smlouvy a pošle ji. V e-mailu zákazníka jsou teď dva odkazy k podpisu — a ten starý vede na znění, které už neplatí.

Na naší podpisové cestě to Wue řeší za vás: když se u téže zakázky pošle k podpisu nová verze a starší požadavek ještě čeká, starý se zneplatní — podepsatelná zůstává jedna verze.

U podpisů přes Signi to Wue nedělá. Starý odkaz tam zůstává platný, dokud smlouvu nezrušíte přímo v Signi — než pošlete novou verzi, zrušte tam tu předchozí. Považujeme to za rozdíl, který má být vidět dopředu, ne až když zákazník podepíše staré znění.

---

Dvě podpisové cesty

V systému jsou dnes doložené dvě možnosti:

Kterou cestou se podepisuje, nenastavuje firma: vlastní podpisová aplikace běží u organizací s rozšířeným přístupem, ostatní podepisují přes Signi — tam stačí vyplnit klíč ke službě a údaje navrhovatele. Přepnutí znamená sáhnout do rozepsaného podepisování, takže se dělá po domluvě, ne samo.

Historické dokumenty si přitom drží informaci o tom, kterou cestou se podepisovaly — po přechodu na jinou službu se tedy nepřestane dohledávat, kde podpis vznikl.

---

Testovací režim: nácvik bez obtěžování zákazníků

Než firma pustí podpisy do provozu, chce si je vyzkoušet. Proto je k dispozici testovací režim: podpisy se chovají stejně, ale odkaz jde na zadanou testovací adresu, ne na skutečného zákazníka.

To je víc než komfort. Nácvik na živém zákazníkovi je jediná chyba, která v tomhle procesu opravdu bolí — zákazník dostane „smlouvu k podpisu", kterou nikdo nemyslel vážně.

Systém navíc nepustí zapnutý testovací režim bez vyplněné testovací adresy, takže nevznikne stav, kdy se neví, komu to vlastně jde.

---

Co zákazník vidí vedle podpisu

Dokumenty u zakázky se dají zpřístupnit na zákaznické stránce zakázky. Důležité je výchozí nastavení: soubor není vidět, dokud ho obchodník vědomě nezpřístupní. K zakázce se přikládají i interní podklady — nákladové rozpisy, fotky z obhlídky, poznámky — a veřejný odkaz z nich nesmí pustit nic navíc.

U nabídky se navíc hlídá, že si zákazník stáhne přesně to PDF, které dostal: generuje se ze zmrazené ceny, ne z aktuálního ceníku.

Zvětšit

---

Časté otázky

Je elektronický podpis platný? Platnost řeší podpisová služba, kterou firma použije, ne CRM. Wue dokument předá, drží jeho stav a vrácený podepsaný soubor eviduje u zakázky.

Co když zákazník odkaz nepodepíše? Dokument zůstane ve stavu „čeká". Obchodník to vidí u souboru a může poslat novou verzi — ta předchozí se pak zneplatní.

Podepisuje i naše firma? U podpisů přes Signi ano, za firmu podepisuje nastavený navrhovatel.

Kde se podepsaná smlouva uloží? U zakázky, mezi jejími dokumenty — spolu s nabídkou, rozpočtem a fotodokumentací. Celé portfolio dokumentů popisuje dokumenty a podpisy.

---

Zkuste to na vaší smlouvě

Vygenerujte smlouvu nad zkušební zakázkou a pošlete ji k podpisu v testovacím režimu. Zákazníka tím neobtěžujete a celou cestu si projdete sami.

Vyzkoušet Wue zdarma