Funkce
Šablony dokumentů: vaše znění místo systémového
Firma, která si napíše vlastní dokument, nechce mít v aplikaci dvě nabídky — tu systémovou a vedle ní svou. Chce, aby se po stisku „Vygenerovat → Nabídka" vytiskla ta její. Přesně to řeší sloty dokumentů.
Šest slotů, které jsou na každé zakázce
| Slot | Vestavěný dokument |
|---|---|
| Nabídka | cenová nabídka s brandingem a přehledem technologie |
| Rozpočet | rozpis po položkách pro zákazníka |
| Náklady | interní nákladový rozpis |
| Obhlídkový formulář | podklad z obhlídky místa instalace |
| Předávací protokol | protokol o předání díla zákazníkovi |
| Ujištění o shodě | závěrečný dokument k dílu |
Všech šest umí Wue vytisknout bez jakéhokoli nastavení. Skládají se z připravených layoutů a dílů (obálka, úvodní slovo, nabídka, technologie, proč my, o nás, hlavička, patička) a respektují barvy, font, logo a texty z brandingu dokumentů. Nová firma tedy tiskne profesionální dokumenty od prvního dne.
Jak vlastní šablona obsadí slot
U vlastního dokumentu se zvolí, který slot nahrazuje. Od té chvíle platí jednoduché pravidlo: v daném slotu se generuje vaše šablona, vestavěná se nepoužije.
Zásadní je, kde to platí:
- při generování z aplikace (tlačítko na zakázce),
- při generování přes API,
- při generování z automatizace, kdy u toho nikdo nesedí.
Dokument tedy nevypadá jinak podle toho, kdo ho vytvořil. Automat pošle zákazníkovi nabídku ve vašem znění stejně jako obchodník. Jak se dokumenty generují zvenčí, popisuje otevřené API.
Dokument bez slotu se nabízí zvlášť jako „ostatní dokument" — typicky podklady ke smlouvě, plné moci, přílohy a prohlášení, které v šesti slotech nejsou.
Která šablona se vybere, když jich máte víc
Šablona se dá omezit na obor (multiselect, prázdné = všechny obory) a na typ zákazníka (fyzická osoba / firma / bez omezení). Firma pak může mít:
- jednu smlouvu pro domácnost a jinou pro firemního zákazníka,
- jinou nabídku pro fotovoltaiku a jinou pro hromosvody,
- jednu obecnou šablonu jako záložní pro všechno ostatní.
Při generování systém vybere nejkonkrétnější vyhovující šablonu. Když dvě vyhovují stejně konkrétně, vyhraje ta novější. Obchodník u toho nic nerozhoduje a nemůže se splést.
Aby se dvě šablony nepřetahovaly o tentýž slot, systém nepustí uložení druhé aktivní šablony na stejný slot s překrývajícím se filtrem oboru a typu zákazníka. Místo tiché nejednoznačnosti dostanete hlášku při ukládání.
Koncepty a staré verze
Neaktivní šablona nekoliduje s žádnou jinou. To má praktický význam:
- rozpracovaná verze smlouvy může v systému ležet vypnutá,
- loňské znění se nemusí mazat, aby šlo dohledat, co se podle něj podepisovalo,
- přepnutí na nové znění je jedno zaškrtnutí, ne přepisování dokumentu.
Dokud je vaše šablona vypnutá, generuje se vestavěná — nikdy nevznikne stav, kdy se nemá co vytisknout.
Co z toho má firma
| Bez slotů | Se sloty |
|---|---|
| systémová nabídka + vlastní smlouva ve Wordu | jedna cesta, jeden dokument |
| obchodník vybírá, který soubor použít | vybírá systém podle oboru a typu zákazníka |
| automatizace pošle systémový výpis | automatizace pošle vaše znění |
| nové znění = přepsat všem | nové znění = zapnout novou šablonu |
Dohromady s editorem dokumentů, brandingem a elektronickými podpisy z toho vznikne celá cesta dokumentu: napsat, vytisknout v brandu, poslat podepsat.
Časté otázky
Můžu nahradit jen nabídku a ostatní nechat vestavěné? Ano. Slot se obsazuje po jednom; co nenahradíte, generuje se dál ze vestavěné šablony.
Co když mám tři obory a pro každý jinou smlouvu? Založíte tři šablony, u každé zvolíte její obory. Vybírá se podle oboru zakázky.
Jak zjistím, že se generuje moje šablona a ne systémová? Z náhledu v editoru nad reálnou zakázkou a pak z vygenerovaného PDF.
Lze mít jinou šablonu pro jednoho velkého odběratele? Rozlišení je dnes podle oboru a typu zákazníka. Dokument na míru jednomu odběrateli se dá vést jako „ostatní dokument" a generovat podle potřeby.
Zkuste to na vašich dokumentech
Projděte si, co dnes tisknete mimo systém, a nahrajte to jako vlastní šablonu do příslušného slotu. Vestavěnou šablonu to nahradí jen tam, kde chcete.
Vyzkoušejte si to na svých cenách
Založíme vám účet, pomůžeme přenést ceník a první nabídku si uděláte sami. 14 dní, bez platební karty.