Funkce
Role a práva v CRM: sedm rolí a práva až na jednotlivá pole
Role a práva v CRM se obvykle řeší skrytím sloupce — a pak se nákupní cena vyveze do Excelu nebo vypadne z odpovědi API. Wue vyhodnocuje práva na třech úrovních: co za druh záznamu uživatel smí (vytvořit, číst, upravit, smazat, vypsat), jestli jen svoje nebo i cizí, a která konkrétní pole se mu z odpovědi serveru vystřihnou.
Sedm rolí a co která vidí
| Role | Zákazníci a zakázky | Ceník | Navíc |
|---|---|---|---|
| Administrátor | celá firma | s nákupními cenami a maržemi | šablony dokumentů, branding, uživatelé a role, panel ziskovosti zakázky |
| Manažer | celá firma | s nákupními cenami a maržemi | hromadné úpravy, export ceníku, realizační stavy, nákladový rozpis, kalendáře celého týmu |
| Obchodník specialista | jen vlastní záznamy | bez nákupní ceny a marže | smí zadat slevu — procentem i v korunách |
| Obchodník | jen vlastní záznamy | bez nákupní ceny a marže | zakládá nabídky a generuje nabídku i rozpočet, slevu zadat nesmí |
| Technik | zakázky jen vlastní a bez prodejní ceny; zákazníky nemá | bez jakýchkoli cen | obhlídky, fotky a přílohy; místo úvodního přehledu rozcestník s manuálem a videonávody |
| Pozorovatel | čte celou firmu, nic nezakládá | bez nákupní ceny a marže | čtený přístup pro účetní nebo externího konzultanta |
| Superadmin | provozní role na naší straně | — | servisní úlohy a podpora, ne účet pro vaši firmu |
Role se přiděluje při zakládání uživatele nebo v pozvánce e-mailem a jde kdykoli změnit. Tickety v modulu Podpora smí zakládat a číst každá role — i technik, který jinak k zákazníkům nemá přístup.
Vlastní versus cizí záznam
U každé role je u osmnácti druhů záznamů (zákazník, místo instalace, zakázka, komponenta, součástka, služba, sestava, dotace, dokument, soubor, obrázek, kontakt, uživatel, role, organizace, ticket a další) definováno pět akcí — vytvořit, číst, upravit, smazat, vypsat — a to zvlášť pro vlastní a pro cizí záznamy. Vedle toho jsou tři oprávnění, která nejsou záznam, ale akce: generování dokumentu ze šablony, vydání tokenu pro konektor a spouštění servisních úloh.
Prakticky nejdůležitější důsledek: obchodník má u zákazníků, míst instalace a zakázek jen právo na vlastní záznamy. Nevidí tedy pipeline kolegy, i když zná adresu. Manažer a pozorovatel mají čtení přes celou firmu.
Zakázané pole, ne skrytý sloupec
Práva jdou i na jednotlivá pole a filtrování běží na serveru — v odpovědi API pole prostě není:
| Role | Co se vystřihne |
|---|---|
| Obchodník, obchodník specialista, pozorovatel | nákupní cena a marže u komponent, součástek a služeb; marže u sestav |
| Technik | nákupní cena, prodejní cena, marže i předpočítaná cena pro řazení a filtry — u všech typů položek i u zakázky |
Prodejní cena přitom musí obchodníkovi vyjít na haléř stejně jako administrátorovi, i u sestavy, kde marže balíčku přebíjí marži položky. Jak se k tomu dopočítá, je popsané u nákupních cen a marží a u cenových nabídek.
Na nákladovou stranu se váže ještě jedno omezení: nákladový rozpis — ten s maržemi, v PDF i v Excelu — nabídne systém jen manažerovi a administrátorovi. Rozpočet pro zákazníka a samotnou nabídku generuje i obchodník. Panel ziskovosti zakázky (náklady, hrubý zisk, krycí příspěvek) vidí jen administrátor.
Kdo smí hýbat stavem zakázky a kdo slevou
Zakázka prochází desítkami stavů ve dvou blocích. Obchodní případ (nabídka vytvořena, odeslána, schválena, termín podpisu, výhra, prohra) spravuje obchodník. Realizační stavy (materiál, montáž, revize, předání) smí měnit jen manažer nebo administrátor — a to i při rychlé změně přímo v buňce tabulky.
Sleva má vlastní pravidlo, protože jde přímo proti marži: procentní i korunovou slevu smí zadat manažer, administrátor a obchodník specialista. Běžnému obchodníkovi se pole ani nenabídne a server by uložení odmítl, takže formulář a server říkají totéž.
Povinné důvody dělají zbytek práce za vedení: přepnutí nabídky do prohry si vyžádá důvod z číselníku, přepnutí leadu na „nezajímavý" taky a úprava už zamčené zakázky vyžaduje zdůvodnění, které zůstane v komentářích.
Co role nemůže obejít
- Hromadné úpravy v seznamu zákazníků (změna stavu, zdroje, priority nebo vlastníka) a export ceníku do CSV a XML jsou od role manažera výš.
- Šablony dokumentů zakládá a upravuje administrátor; ostatní je jen používají při generování.
- Uživatele a role spravuje administrátor. Obchodník si může upravit jen svůj profil.
- Token pro konektor umělé inteligence smí vydat jen administrátor a manažer — token nese identitu toho, kdo ho vydal, takže model nevidí víc než tento člověk. Samotný konektor zapínáme na vyžádání, ve standardním balíčku není.
- Mezi firmami práva neplatí vůbec, protože cizí data jsou oddělená už v databázi. Viz více firem v jednom systému.
Časté otázky
Uvidí obchodník nákupní cenu, když si vyexportuje data?
Ne. Pole se odstraňuje v odpovědi serveru, takže chybí i v exportu, v detailu položky i v nabídce pro jiný systém. Není to skrytý sloupec v tabulce.
Může technik pracovat v aplikaci, aniž by viděl ceny?
Ano, přesně na to je role dělaná. Technik má místa instalace, obhlídky, fotky a vlastní zakázky bez prodejní ceny. Na úvodní obrazovce místo přehledu firmy vidí rozcestník s manuálem a videonávody.
Jde práva nastavit jinak, než jak jsou role nachystané?
Role jsou definované v programu, aby se nedaly rozsypat omylem — a právě proto si je firma sama nepředělá. Sedmi rolí je pevný počet; cokoli nad jejich rámec je zásah do programu a vydání nové verze, ne přepnutí v nastavení. Pokud vám žádná role nesedí, zavolejte nám a projdeme, jestli to řeší jiné rozdělení lidí, nebo to patří do vývoje.
Kdo uvidí, že někdo něco změnil?
U zákazníka, zakázky i místa instalace se vede historie změn — kdo, kdy a co změnil, včetně rozdílu hodnot. K tomu komentáře, do kterých se důvod prohry i důvod úpravy zamčené zakázky zapisují samy.
Zkuste role na vaší struktuře
Sepište si, kolik máte obchodníků a techniků a kdo má vidět nákupní ceny, a rozdejte role podle toho. Pak se přihlaste pod každou z nich a zkontrolujte, že nikdo nevidí víc, než má. Co z toho vznikne za dokumenty, je na stránce
Vyzkoušejte si to na svých cenách
Založíme vám účet, pomůžeme přenést ceník a první nabídku si uděláte sami. 14 dní, bez platební karty.